مقدمة

      الأرشيف هو مستودع للوثائق المتراكمة طبيعياً وانتهى العمل فيه واستنفدت أغراضها الإدارية المباشرة وأصبح تاريخياً . الوثيقة هي كل وعاء يحمل معلومة سواء كان وسيط ورقي أو قلمي لها قيمة إثباتيه تم إنشائها والمحافظة عليها بواسطة مؤسسة أو هئية وتكونت بصفة أو عن طريق التجميع للوثايق . تعرف الوثيقة بأنها أي وعاء مكتوب أو مدون يعطي صورة عن المجتمع البشري ويشمل ذلك أي ورقة مكتوبة أو كتاب أو صورة أو فلم سينمائي أو ميكروفيلم أو تسجيل صوتي أو رسم أو خريطة أو أي مادة تسجيل نشاط أو معلومة أو صورة مما سبق

الغرض والأهداف من قسم التوثيق

•  التحكم في كمية ونوعية المعلومات المنتجة ثم حفظها بطريقة تخدم وتحدد أهداف المؤسسة والاحتفاظ بأقل وأحسن الوثائق التي تحمل قيمة تاريخية أو ثبوتية أو مالية أو قانونية أو معلوماتية والتخلص من المعلومات أي القيم السابقة .

• تجمع التراث الوثائقي المسجل بالنسبة للأمم ومصدر مهم من مصادر تاريخ الأمم وتنظيم التراث والاستفادة منه وبثه ونشره .

مهام الإدارة

• استقبال الوثائق والمستندات المقفولة من الوحدات والأقسام بالوزارة .

• تنظيم الوسيط (الفرعي) والقومي .

• استخدام التقنية لتسرع عمليات استرجاع الوثائق التي تلبي حاجات المستفيدين للإحاطة الدقيقة والتفصيلية والتخصصية بالموضوع , الحد من تضخم أحجام الأرشيف مادياً وحفظ الوثائق لفترات طويلة دون تعرضها للتلف , تقليص الجهد البشري في عمليات التوثيق السرية التامة في حفظ الوثائق والمعلومات .

المباني

    تصميم مباني حفظ الوثايق بطريقة معينه منها:

• التحكم في درجة الحرارة والرطوبة.

• التحكم في كمية الضوء بداخل الغرف والإقلال من المنافذ لمنع تسرب الغازات والأتربة.

• التبخير الدوري منعاً لتوالد الحشرات والآفات الضارة بالورق وتوفير معدات الحريق.